Simplifiziert formuliert bringt Microsoft 365 Copilot eine einfach nutzbare KI direkt in die Microsoft-Anwendungen, folglich an den „Point of Work“. Damit bietet Microsoft 365 Copilot Echtzeitunterstützung und personalisierte Empfehlungen direkt in Apps wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook für jede Menge verschiedene, individuelle Verwendungsfälle. Mit seiner Kompetenz, Muster zu erfassen und Fehler vorherzusagen, kann Copilot Arbeitsabläufe deutlich optimieren und die Effizienz maßgeblich steigern.

Aber es ist vielmehr als nur eine Einbindung von ChatGPT in die Microsoft-Welt: Das Tool kann die Inhalte des Nutzers eigenständig zu einem der optimalsten Produktivitätswerkzeuge transformieren, dadurch, dass es diese auf revolutionäre Art verzahnt, untersucht und verwertbar macht. Eine zwanzigseitige PowerPoint-Präsentation mit den zentralen Inhalten des gegenwärtigen Geschäftsberichts erstellen, welcher im Word-Format gegeben ist? Eine Angelegenheit von Sekunden mit Microsoft 365 Copilot.

Microsoft 365 Copilot ist für eine Vielzahl von Apps in der Microsoft 365 Suite abrufbereit. Im Nachfolgenden sind ein paar der wichtigsten Apps und die Funktionen zusammengefasst, die der Copilot in diesen jeweilig bietet:

• Word: Im Textverarbeitungsprogramm Word kann Copilot gebraucht werden, um Texte zu verfassen – optional ebenso inhaltlich auf Basis anderer Dokumente, z. B. einer Zusammenfassung eines Geschäftsberichts, der als PDF vorliegt. Copilot kann ferner Fließtext-Inhalte als Tabelle darstellen, Zusammenfassungen verfassen, Texte umschreiben und eine automatische Rechtschreibprüfung vornehmen. Ansonsten gibt Copilot Formatierungsvorschläge und Vorlagenempfehlungen basierend auf dem Dokumenttyp und -inhalt. Darüber hinaus untersucht der Copilot in Word Schreibstil und Lesbarkeit und liefert passende Verbesserungsvorschläge.
• PowerPoint: In PowerPoint kann Copilot bestehende Präsentationen resümieren, einzelne Folien verbessern oder bei Bedarf animieren und automatisch geeignete Sprechernotizen erzeugen. Ebenso kann Copilot Designempfehlungen für Folienlayouts und Präsentationsstile liefern und die visuelle Konsistenz überprüfen. Er kann Ideen zur Optimierung des Designs leisten und Inhalte automatisch an unterschiedliche Bildschirmgrößen wie auch -formate anpassen.
• Excel: Im Tabellenkalkulationsprogramm Excel kann Copilot Daten zusammenfassen und diese bildhaft visualisieren sowie formatieren – aussagekräftige Diagramme und Tabellen aus Daten lassen sich auf diese Weise in Sekundenschnelle erzeugen. Der Copilot hilft ebenfalls bei der Generierung von Formeln wie auch der Prüfung und Interpretation komplexer Tabellenkalkulationen. Ebenfalls sehr nützlich: Er besitzt eine Fehlererkennung und -Korrektur bei Formeln und Funktionen.
• Outlook: Copilot in Outlook kann passende Mailtexte aufsetzen – ob mit oder frei von Kontext (Mailverlauf). Zudem kann Copilot bei der automatischen Erstellung von Antwortvorlagen und oftmals verwendeten Textbausteinen unterstützen sowie Ideen zur Terminplanung oder Verbesserung von Kalenderereignissen liefern.
• OneNote: In OneNote kann Copilot Inhalte zusammenfassen sowie Aufgabenlisten schlau folgern für eine verbesserte Produktivität. Obendrein liefert Copilot Vorschläge für die Strukturierung sowie Kategorisierung von Anmerkungen. Obendrein sehr nützlich: Handschriftliche Notizen formt Copilot innerhalb von Sekunden in Textform um.

Diese Funktionen geben nur einen kleinen Einblick in die Optionen, welche der Microsoft 365 Copilot für die gängigsten Anwendungsbereiche der Microsoft 365 Suite bereitstellt. Es sollte deutlich werden, dass Copilot den Benutzern definitiv ermöglichen kann, Zeit zu sparen, um sich auf anspruchsvollere Angelegenheiten konzentrieren zu können. Ob und inwiefern die personalisierten Empfehlungen in der Praxis tatsächlich dazu beitragen, die Effektivität und die Qualität der Arbeit zu optimieren, wird sich in Zukunft zeigen – dazu liegen gegenwärtig noch keine ausreichenden Erfahrungswerte vor.

Die schlechte Botschaft zuerst: Nein, Copilot ist durchaus nicht im verfügbaren Microsoft 365 Abo inklusive. Es ist eine extra Lizenz nötig, um den neuartigen integrierten KI-Assistenten verwenden zu können.  

Ab sofort ist der Copilot für Microsoft 365 für Betriebe jeder Größe erhältlich. Microsoft erklärt, dass es keine Mindestanzahl an Nutzern gibt – sogar ein einzelner Anwender ist ausreichend. Der Preis pro User liegt bei 30 US-Dollar. Jedoch ist ein bestehender Vertrag mit "Microsoft 365 Business Premium" oder "Business Standard Customers" erforderlich. Auch Kunden der Enterprise-Versionen Office E3 und E5 haben die Gelegenheit, den Copilot einzusetzen. Zusätzliche Optionen bestehen für spezielle Verträge mit Bildungseinrichtungen und über das Microsoft-Cloud-Solution-Provider-Partner-Netzwerk.

Noch ist der Copilot zu „frisch“, um sagen zu können, welche Nutzen er im Praxiseinsatz wirklich bietet. Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass der Schritt, KI mit den Microsoft-Apps zu verknüpfen, viele Nutzen bereithalten kann:

• Steigerung der Arbeitsproduktivität: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie auch die Bereitstellung von exakten Handlungsempfehlungen bietet der Copilot Mitarbeitern die Möglichkeit, sich auf anspruchsvollere sowie kreative Aufgaben konzentrieren zu können. Somit unterstützt er eine Umgebung, die Entwicklung und kritische Denkprozesse begünstigt.
• Reduzierung menschlicher Fehler: Indem der Copilot auf potenzielle Fehlerquellen hinweist und präventive Problemlösungen vorschlägt, kann er zur Minimierung von menschlichen Fehlentscheidungen beitragen. Die rechtzeitige Entdeckung und Behebung von Unstimmigkeiten gewährleistet eine höhere Datenintegrität und hilft, Verzögerungen oder Missverständnisse in den Arbeitsabläufen zu umgehen.
• Anpassungsfähigkeit und Optimierung: Der Copilot überwacht kontinuierlich die Leistung und die Verwendung der M365 Apps und passt sich den sich ändernden Bedingungen an. Durch die Zurverfügungstellung von immer fortlaufenden Optimierungsvorschlägen unterstützt er Unternehmen dabei, ihre Arbeitsprozesse anzupassen und ihre Wirtschaftlichkeit dauerhaft zu steigern.

In einer Zeit, in welcher die Bedeutung von Effizienz und Produktivität für den Gewinn eines Unternehmens unstreitig ist, kann der Microsoft 365 Copilot für M365 Apps zu einem echten „Gamechanger“ werden. Durch seine smarte Beihilfe, die präventive Fehlerbehebung sowie kontinuierliche Verbesserung kann der Copilot den Arbeitsgang auf ein neues Level der Leistungsfähigkeit anheben.  

Wollen auch Sie das Beste aus den M365 Apps herausholen und sich mit Copilot eine Ära voller Möglichkeiten und Chancen für Ihr Unternehmen eröffnen? Dann geben Sie uns gerne schon heute Bescheid, wenn wir Sie bei Ihrem Kurs in eine neue Arbeitswelt unterstützen dürfen.