Dokumentenmanagement
Struktur, Sicherheit und schneller Zugriff auf Ihre Daten.

Digitale Archivierung – Ihre Unterlagen jederzeit griffbereit

Schluss mit der Suche in überquellenden Aktenordnern! Mit unserer digitalen Archivierung speichern Sie alle Ihre Dokumente sicher und strukturiert an einem zentralen Ort. Optimierte Struktur, Sicherheit und schneller Zugriff auf Ihre Daten. Egal ob E-Mails, Verträge oder Rechnungen – Sie haben jederzeit schnellen Zugriff und sparen wertvolle Zeit.

Automatisierte Workflows – Prozesse beschleunigen, Fehler minimieren

Bringen Sie Effizienz in Ihre Geschäftsprozesse! Unsere automatisierten Workflows übernehmen Routineaufgaben wie Freigaben oder Genehmigungen und machen zeitraubende manuelle Arbeit überflüssig. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Revisionssichere Ablage – Compliance einfach gemacht

Mit unseren Lösungen erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen zur Dokumentenaufbewahrung. Die revisionssichere Ablage gewährleistet, dass Ihre Unterlagen sicher, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden – ideal für Prüfungen und Audits.

Individuelles Zugriffsmanagement – Datenschutz leicht gemacht

Sorgen Sie dafür, dass sensible Informationen nur von den richtigen Personen eingesehen oder bearbeitet werden können. Mit unserem Zugriffsmanagement legen Sie individuelle Berechtigungen fest und schützen Ihre Daten zuverlässig vor unbefugtem Zugriff.

Nahtlose Integration – Ihr bestehendes System wird smarter

Unsere Lösungen fügen sich perfekt in Ihre bestehende IT-Infrastruktur ein. Ob ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme – wir integrieren das Dokumentenmanagement nahtlos, damit Sie ohne Unterbrechungen von den Vorteilen profitieren. 

Mit den Dokumentenmanagement-Lösungen von ZEBES AG digitalisieren und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig. Durch eine zentrale, digitale Verwaltung aller Dokumente sparen Sie wertvolle Zeit, reduzieren Papierchaos und profitieren von Struktur, Sicherheit und schnellem Zugriff auf relevante Informationen – jederzeit und von überall. Unsere Lösungen bieten nicht nur eine effiziente Ablage, sondern auch automatisierte Workflows, mit denen Freigabeprozesse beschleunigt und Fehlerquellen minimiert werden. Gleichzeitig sorgen umfassende Sicherheitsfunktionen und klare Zugriffsrechte für den Schutz sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Ob für kleine Unternehmen oder große Organisationen – unsere maßgeschneiderten Dokumentenmanagement-Lösungen passen sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen an und unterstützen Sie gezielt auf dem Weg zur digitalen Transformation. So schaffen Sie eine moderne, effiziente und rechtskonforme Arbeitsumgebung, die Ihre Produktivität steigert und Ihre Prozesse nachhaltig verbessert.

Zeitersparnis – Schneller Zugriff, effizientere Prozesse

Dank zentraler Ablage und intelligenter Suchfunktionen finden Sie Dokumente in Sekunden statt Minuten. Das beschleunigt Arbeitsabläufe und reduziert unnötigen Verwaltungsaufwand.

Kostenreduktion – Weniger Papier, geringere Betriebskosten

Durch die Digitalisierung sparen Sie Druck-, Lager- und Archivkosten. Automatisierte Workflows minimieren den Verwaltungsaufwand und senken langfristig Ihre Betriebskosten.

Revisionssicherheit – Rechtssichere Archivierung und Datenschutz

Ein digitales Dokumentenmanagement erfüllt gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrung und schützt Dokumente vor Manipulation. So sind Sie bei Audits und Compliance-Anforderungen auf der sicheren Seite.

Flexibilität und Skalierbarkeit – Passend für jede Unternehmensgröße

Ob kleines Unternehmen oder großer Konzern – das System wächst mit Ihren Anforderungen und lässt sich nahtlos in bestehende IT-Strukturen integrieren.

Effiziente Zusammenarbeit – Bessere Teamarbeit durch zentrale Datenhaltung

Mitarbeiter greifen jederzeit auf aktuelle Dokumente zu, arbeiten gemeinsam an Dateien und profitieren von automatisierten Freigabeprozessen – für reibungslose Abläufe und mehr Produktivität.

ELO

ELO bietet leistungsstarke und flexible Lösungen für digitales Dokumentenmanagement, die sich optimal an die Anforderungen kleiner, mittelständischer und großer Unternehmen anpassen. Durch skalierbare Funktionen ermöglicht ELO eine effiziente Verwaltung von Dokumenten, automatisierte Workflows und eine revisionssichere Archivierung.

Was versteht man unter einem Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Nachverfolgung von digitalen Dokumenten ermöglicht. Es hilft Unternehmen dabei, papierbasierte Prozesse zu reduzieren, Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten.

Welche Vorteile bringt ein DMS für mittelständische Unternehmen?

Ein DMS sorgt für eine strukturierte und zentrale Ablage von Dokumenten, was die Suche und den Zugriff enorm beschleunigt. Dadurch werden Arbeitsabläufe optimiert, Fehlerquellen minimiert und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessert.

Wie sicher sind Dokumente in einem digitalen Dokumentenmanagement-System?

Ein modernes DMS bietet höchste Sicherheitsstandards, wie Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und Protokollierung. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Ist ein DMS für jede Branche geeignet?

Ja, ein DMS ist flexibel und kann an die individuellen Anforderungen verschiedenster Branchen angepasst werden, z. B. Handel, Industrie, Gesundheitswesen oder Dienstleistungssektor.

Welche Arten von Dokumenten können in einem DMS verwaltet werden?

Ein DMS kann alle Arten von Dokumenten erfassen, wie Verträge, Rechnungen, Personalakten, Protokolle, E-Mails oder technische Dokumentationen. Die Digitalisierung ermöglicht eine einfache Kategorisierung und Archivierung.

Wie funktioniert die Integration eines DMS in bestehende IT-Systeme?

Ein Dokumentenmanagement-System lässt sich in der Regel nahtlos in vorhandene IT-Infrastrukturen, wie ERP- oder CRM-Systeme, integrieren. Die Schnittstellen sorgen für einen automatisierten und reibungslosen Datenaustausch.

Welche Rolle spielt ein DMS bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften?

Ein DMS unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen zur Archivierung, wie z. B. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung), zuverlässig einzuhalten. Es gewährleistet revisionssichere Dokumentation und Speicherung.

Wie lange dauert die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems?

Die Implementierungsdauer hängt von der Unternehmensgröße, den Anforderungen und dem Umfang des Projekts ab. In der Regel ist ein schrittweises Vorgehen möglich, um den Betrieb nicht zu unterbrechen.

Kann ein DMS die papierbasierte Ablage vollständig ersetzen?

Ein DMS ermöglicht eine nahezu vollständige Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen. Dennoch kann es Situationen geben, in denen bestimmte Papierdokumente aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Wie wird der Zugriff auf Dokumente im DMS geregelt?

Der Zugriff auf Dokumente wird durch Benutzerrechte und Rollen gesteuert. So ist sichergestellt, dass Mitarbeitende nur auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. 

Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf, um eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen zu erhalten.
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